上海海事大學學生檔案管理規定

索取號: 
G010-0702000-2013-1174
滬海大辦〔2013〕318號

第一條?為進一步規范學生檔案管理工作,提高學生檔案管理水平,依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》及相關法律法規,結合學校實際,制定本規定。

第二條?本規定適用于我校計劃內招收的研究生、全日制本科與高職學生檔案的管理。

第三條?本規定應納入相關部門、相關人員的工作職責范圍。

第四條?學生檔案管理堅持真實性、完整性、安全性、規范性原則,實行歸口負責和集中管理相結合。

第五條?在校學生檔案由?檔案館集中負責管理。

第六條?檔案館管理學生檔案職責

(一)接收和整理學生檔案材料;

(二)辦理學生檔案的查閱、借閱;

(三)辦理學生檔案的轉遞;

(四)做好學生檔案的安全、保密、保管工作;

(五)制定和完善學生檔案管理規章制度;

(六)辦理其它有關學生檔案事項。

第七條 ?相關職能部門與學?院職責

?(一)黨委辦公室負責接收通過機要方式轉遞來校的學生檔案等材料;

(二)學生處招生辦和研究生部招生辦會同各學院輔導員按照要求做好新生檔案的接收、整理、審核、歸檔工作;

(三)團委負責提供“三好學生”、“優秀團干部”、“優秀學生干部”等評優材料;

(四)學生處、教務處負責提供學生轉系、轉專業、休學、退學、獎勵、懲處等學籍方面的材料。

第八條?歸檔范圍及要求

歸檔內容:

(一)研究生,包括高中學籍材料,本科材料,研究生招生材料、畢業生登記表、體檢表、學習成績單、畢業生就業通知書、授予學位通知書、黨團員材料、評優材料、學籍異動材料、處理處分材料等;

(二)本??粕?,包括高中學籍材料,學生信息登記表、本??飘厴I生登記表、體檢表、學習成績單、畢業生就業通知書、授予學位通知書、黨團員材料、評優材料、學籍異動材料、處理處分材料等。

歸檔要求:

(一)?入學新生檔案由各學院輔導員在開學后一個月內收集齊全,同時應對檔案材料的完整性進行查對,對所缺的材料應及時催交,對所接受的檔案按學院、專業、班級分類,做好移交手續,及時向檔案館移交;

(二)每年學生畢業前夕,各學院輔導員應將畢業生檔案材料集中與審核,以防止材料錯歸,并填寫畢業生歸檔材料匯總表,統一送交檔案館歸檔;

(三)學生在校期間形成的各類學生檔案材料,相關部門根據工作完成并已形成材料的情況,應隨時移交歸檔,以保證檔案材料的完整;

(四)不屬于歸檔范圍的材料,不得擅自歸檔。

第九條?檔案的保管與保護

(一) 檔案館要根據安全保密、便于查找的原則要求,科學地保管學生檔案,嚴防檔案的毀損、失散和泄密;

(二)?檔案館要做好檔案庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光等工作。

第十條 檔案的利用

查閱和借用檔案,應遵守的相關規定和原則:

(一)各學院輔導員因工作需要只能查閱本學院的學生檔案。外單位人員(用人單位或特殊情況)需要查閱學生檔案的,須持本單位介紹信和有關身份證明,在查閱學生檔案時,檔案管理員必須在場,查閱檔案的單位或個人不得擅自拍攝復制檔案的內容,確因工作需要利用檔案材料,須經檔案館負責人同意方可復制拍攝;

(二)學生檔案,一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時,須說明理由,并嚴格履行借出手續。借出時間一般不得超過7天;借出檔案不得擅自轉借他人;

(三)查借閱學生檔案必須嚴格遵守保密制度,嚴禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料;

(四)任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案;

(五)依據檔案材料中所記載事實,向有關部門出具證明時,檔案館不得出具有評論性意見的文字材料;

(六)所有檔案的查閱和借用必須進行詳細的登記記錄。

第十一條?檔案的轉遞工作由檔案館負責實施

(一)每年6月,為保證畢業生檔案轉遞工作順利開展,檔案館應為畢業班輔導員舉辦材料收集、歸檔等方面的業務培訓;

(二)畢業生檔案的轉遞,檔案館根據各學院輔導員提供并審核的檔案轉遞登記冊,在一個月內通過機要方式轉遞;

(三)平時畢業生檔案的轉遞,檔案館根據調檔函、畢業生就業通知書或經檔案館審核的學生本人轉檔申請,在一周內通過機要方式轉遞;

(四)學生退學(結業、肄業)、轉學、出國等學籍變動發生后的檔案,檔案館在接到相關職能部門轉遞通知后,一周內通過機要方式轉遞;

(五)?學生檔案轉遞必須使用統一印制的專用檔案袋,經密封后通過機要方式轉遞,必要時可派專人送取,不得以普通方式郵寄或交由本人自帶。

第十二條??由其他學校轉入我校學習的學生,有關學院應在收到學生檔案后要認真檢查驗收,經核對無誤后及時將回執寄回對方,并將檔案送交檔案館保管。

第十三條??當年未報到入學新生檔案,由檔案館接到相關職能部門轉遞通知后,通過機要方式轉遞。

第十四條?未找到單位的畢業生檔案,檔案館根據學生本人向學院提出的申請,為其保管檔案兩年,兩年后轉寄回學生生源所在地。

第十五條 ?檔案館負責接收因故退回的學生檔案,并通知有關輔導員或學生本人,以便檔案再次轉遞。

第十六條?檔案館要妥善保存好歷年檔案的轉遞記錄,并負責接待有關單位或學生本人查詢。

第十七條?檔案館要收集、妥善保管好每年轉遞檔案的回執,以備查詢。

第十八條 ?凡學生死亡,待一切事務處理完畢后,其相關材料由職能部門(學生處、研究生部)會同輔導員負責收集并及時向檔案館移交。

第十九條?本規定由檔案館負責解釋。

第二十條 本規定自公布之日起施行。原學校頒布的《上海海運學院學生檔案管理的若干規定》(滬海院學字[1998]173號)同時作廢。


發布日期: 
2013-11-04
發布部門: